1 września 2019 r. do dyspozycji przedsiębiorców oddana została tak zwana biała lista podatników VAT. Od nowego roku każda firma, która płaci podatek VAT, musi się w niej znaleźć. Czym jest biała lista, co daje firmom i jakich informacje dowiemy się z białej listy, o tym na nasze pytania odpowiada Sylwia Józwik — radca prawny. 

Redakcja: Czym jest biała lista podatników?

Sylwia Józwik: – Biała Lista podatników jest ogólnodostępną i darmową bazą danych, zawierającą informacje o podmiotach, które zostały przez naczelnika urzędu skarbowego zarejestrowane jako podatnicy VAT bądź zostali oni przez niego wykreśleni lub przywróceni do rejestru VAT. Wykaz prowadzony jest w formie elektronicznej przez Szefa Krajowej Administracji Skarbowej i udostępniony na stronie BIP MF – https://www.podatki.gov.pl/wykaz-podatnikow-vat-wyszukiwarka. Biała Lista umożliwia:

– sprawdzenie, czy nasz kontrahent jest podatnikiem VAT,
– jeśli naszemu kontrahentowi odmówiono rejestracji, wykreślono go z rejestru lub przywrócono zarejestrowanie jako podatnika VAT, poznanie podstawy prawnej tych decyzji,
– potwierdzenie numeru rachunku bankowego, na jaki należy zapłacić swojemu kontrahentowi.

R.: – Kto musi się na niej znaleźć?

S.J.: – Biała lista podatników obejmuje: podmioty zarejestrowane jako podatnicy VAT, zarówno czynni, jak i zwolnieni z VAT oraz podmioty, którym rejestracja została przywrócona. Podmioty, co do których naczelnik urzędu skarbowego odmówił rejestracji, albo które zostały wykreślone z rejestru jako podatników VAT.

R.: – Jak dopisać się do listy?

S.J.: – Nie musisz nic robić, aby dane twojej firmy znalazły się na liście. Wszystkie potrzebne informacje szef Krajowej Administracji Skarbowej pobierze z dostępnych rejestrów publicznych. Jeśli te informacje będą niepoprawne, można wystąpić do szefa KAS z wnioskiem o ich usunięcie lub sprostowanie. Wniosek wymaga uzasadnienia.

R. : – Czy kontrahent może nie przelać pieniędzy, jeśli nie ma naszej firmy na liście?

S.J.: – Jeśli numer rachunku bankowego sprzedawcy nie widnieje na Białej liście, sugerowanym rozwiązaniem w pierwszej kolejności jest kontakt ze sprzedawcą z prośbą o podanie rachunku bankowego, który został zgłoszony do urzędu skarbowego oraz dlaczego nie widnieje on na Białej liście. Kontrahent będzie mógł odmówić zasadnie dokonania przelewu, o ile sprzedawca jest czynnym podatnikiem VAT, a kwota przelewu przekracza 15 000 zł. W przypadku dokonania bowiem przelewu na kwotę powyżej 15 000 PLN na rachunek bankowy, który nie widnieje na Białej liście, podatnik nie może zaliczyć wydatku do kosztów uzyskania przychodu oraz będzie ponosił ryzyko odpowiedzialności solidarnej ze swoim kontrahentem za zaległości podatkowe, jeśli sprzedawca nie zapłaci należnego podatku VAT od przedmiotowej transakcji. Ważne ! Uwolnienie się od tych sankcji jest możliwe, jeśli najpóźniej w ciągu 3 dni od zrobienia przelewu na niewłaściwy numer rachunku bankowego poinformujemy o tym naczelnika urzędu skarbowego właściwego dla sprzedawcy.

Ponadto warto wiedzieć, że:

– do 31 grudnia 2019 r. płatności na rachunek inny, niż podany w wykazie, nie są obciążone sankcjami.

– odmowa przelewu nie może dotyczyć podmiotów, którym odmówiono rejestracji jako podatnika VAT lub podmiotów, którzy zostali wykreśleni. Podmioty te są uwidocznione w Białej Liście. Dane nie obejmują jednakże informacji o rachunku rozliczeniowym.

R. : – Czy urząd skarbowy może odmówić wpisu na listę?

S.J.: – Dane dotyczące podmiotów podlegających wpisowi są zaciągane automatycznie z publicznych rejestrów. W przypadku gdy danego podmiotu nie ma Białej liście, a powinien być należy to zgłosić do szefa Krajowej Administracji Skarbowej lub na adres skrzynki e-mailowej http://wykazPodatnikow@mf.gov.pl.

Częstszym jednak przypadkiem będzie zgłoszenia danych dotyczących firmowego rachunku bankowego. Osoby wpisane w CEIDG podają konta za pośrednictwem CEIDG, na formularzu CEIDG-1, dołączając w razie potrzeby załącznik CEIDG-RBCEIDG przekazuje zgłoszone dane do urzędu skarbowego wskazanego przez przedsiębiorcę. Podmioty podlegające wpisowi do KRS informują o swoich kontach poprzez złożenie w urzędzie skarbowym formularza NIP-8. Obowiązek informacyjny obejmuje również rachunki prowadzone na potrzeby rozliczeń podatkowych spółki cywilnej. Rachunek bankowy założony dla celów prowadzenia działalności gospodarczej w formie spółki cywilnej należy jednak zgłosić urzędowi skarbowemu jako konto spółki cywilnej na druku NIP-2. Ten formularz stosują również inne podmioty (osoby prawne i jednostki organizacyjne nieposiadające osobowości prawnej) niepodlegające wpisowi do KRS.

R. : – Kto nie musi być wpisany na listę?

S.J.:– W wykazie nie znajdziemy danych firm (w tym numerów rachunków), które nie są podatnikami VAT, nawet jeżeli korzystają z konta firmowego – tych podmiotów biała lista nie obejmuje.

R. : – Czy skarbówką może ponieść odpowiedzialność za brak wpisu firmy, która powinna się na niej znaleźć?

Brak przepisów regulujących stricte niniejszą kwestię. Z przepisów Vat wynika obowiązek dla podatników (a nie urzędu skarbowego) do weryfikacji poprawności wskazanych danych w wykazie dot. swojej firmy, jak również firmy kontrahenta. W razie zaistnienia błędów w treści wpisu lub nieścisłości to podatnik jest obowiązany złożenia wniosku o sprostowanie, wykreślenie lub złożenia zawiadomienia o zapłacie należności na rachunek bankowy inny niż wskazany w wykazie podatników.

Sylwia Józwik jest radca prawną z Kancelarii Prawnej Kujawiak. Specjalistą w zakresie prawa cywilnego materialnego, postępowania cywilnego oraz prawa pracy i prawa gospodarczego. Prowadzi doradztwo prawne ze szczególnym uwzględnieniem prawa podatkowego i obsługi branży IT.