W obliczu dynamicznych zmian związanych z zarządzaniem gospodarką odpadami już od kilku lat nakłada się na przedsiębiorców obowiązek rejestracji w specjalnej bazie danych. Czym dokładnie jest baza danych o produktach i opakowaniach, kto musi podjąć działanie w związku z koniecznością rejestracji i czy BDO musi znaleźć się na każdej fakturze? Sprawdźmy to.
Czym jest BDO?
Baza danych o produktach i opakowaniach oraz o gospodarce odpadami, w skrócie nazywana BDO jest centralnym systemem, którego podstawowym celem jest rejestrowanie aktywności związanych z wprowadzaniem na rynek nowych produktów, zarządzaniem ich opakowaniami i innymi odpadami.
Jaki jest cel powstania BDO? Poprawa ogólnego monitorowania przepływu odpadami i większa kontrola nad wprowadzonymi na rynek produktami. Jeszcze przed wprowadzeniem bazy danych w Polsce nie było żadnego systemu, który mógł sprawować pieczę nad tymi obszarami. Efektem tego był szereg nieścisłości związanych z gospodarowaniem odpadami i wprowadzaniem na rynek produktów, które wymagały specjalnej uwagi. Informatyczne rozwiązanie w postaci BDO zostało wprowadzone przez Ministerstwo Środowiska w 2018 roku i od tego czasu kontrolę nad systemem został powierzony władzom na szczeblu regionalnym.
Kto musi zarejestrować się w bazie danych o produktach i opakowaniach?
Jakie firmy mają obowiązek zarejestrowania się w BDO? Zgodnie z przepisami, wpis musi uzyskać każdy podmiot, który:
- zajmuje się produkcją lub importem opakowań,
- zajmuje się wytwarzaniem odpadów, które są ewidencjonowane,
- zajmuje się wprowadzaniem konkretnych produktów w opakowaniach na rynek. Mowa tu między innymi o sprzęcie elektronicznym, sprzęcie elektrycznym, bateriach, pojazdach lub olejach i oponach.
Co ważne, w przeciwieństwie do innych przepisów, w przypadku BDO, nie mamy do czynienia z kryteriami związanymi z wielkością firmy, formą prawną lub wolumenem przychodów. Nawet jednoosobowa działalność gospodarcza, która realizuje aktywność tożsamą z punktami wymienionymi wyżej, ma obowiązek rejestrowania się w bazie BDO.
Istnieją pewne wyjątki od obowiązku rejestracji w BDO. Przykładem mogą być osoby fizyczne, które wykorzystują odpady na cele prywatne dzięki znanym metodom odzysku. Inny przykład to przedsiębiorcy prowadzący działalność sklasyfikowaną jako nieprofesjonalne zbieranie odpadów. W bazie BDO nie muszą rejestrować się także wytwórcy odpadów komunalnych.
Wpis do bazy danych o produktach i opakowaniach oraz o gospodarce odpadami należy uzyskać jeszcze przed rozpoczęciem działalności gospodarczej. W tym celu najłatwiej będzie skorzystać z elektronicznego formularza na stronie internetowej bazy. Następnie, prowadząc księgowość online, możemy zapisać ten numer, który przyda się przy okazji generowania dokumentów firmowych.
Obowiązek umieszczania BDO na fakturze – jak to ułatwić?
Obowiązek wpisu do BDO nie ograniczy się jedynie do figurowania w bazie. Każdy przedsiębiorca otrzymuje indywidualny numer rejestrowy BDO, który jest zobowiązany umieścić na formalnych dokumentach związanych z prowadzoną działalnością. O jakich dokumentach mowa? Komentarze do ustawy nie uwzględniają konkretnych przykładów jednak praktyka pozwala na ustalenie, że mowa tu między innymi o fakturach, umowach, paragonach fiskalnych i sprawozdaniach finansowych. Numer rejestrowy BDO nie musi znajdować się na dokumentach związanych z administrowaniem spraw firmy. Przykładem takiej dokumentacji jest dokumentacja kadrowa.
W jaki sposób, prowadząc księgowość online, możemy automatycznie umieścić numer BDO na dokumentach? Na szczęście wysokiej jakości program do faktur całkowicie załatwi sprawę. Wystarczy w odpowiednim miejscu podać swój numer BDO, by ten widoczny był na każdym wygenerowanym dokumencie bez naszej ingerencji. To jedna z wielu funkcji programu Firmino, który przyspiesza procesy księgowe i znacząco zwiększa efektywność realizowanych działań.
Brak BDO na fakturze – konsekwencje
Co w przypadku, gdy nie zastosujemy się do ustalonych przepisów? Artykuł 194 ust. 1 pkt. 5a Ustawy o odpadach jasno definiuje zakres sankcji, zgodnie z którymi brak numeru BDO na dokumentach wystawianych przez firmę może skutkować nałożeniem kary pieniężnej w wysokości od 5,000 złotych do nawet 1,000,000 złotych.
Warto jednak pamiętać, że najdotkliwszy wymiar kary finansowej stosowany jest jedynie w przypadku przedsiębiorców, którzy po raz kolejny łamią przepisy i pomimo wcześniej nałożonych administracyjnych kar, wciąż nie stosują się do przepisów prawa.
Zapewnij sobie efektywną księgowość z programem do faktur
Jak zminimalizować ryzyko otrzymania kary administracyjnej w skutek zwykłego zaniedbania? Rozwiązanie jest niezwykle proste – program do faktur Firmino, który zapewnia możliwość automatycznego umieszczania numeru BDO na każdym dokumencie finansowym. W ramach funkcjonalności programu klienci mogą liczyć także na dostęp do wszystkich rodzajów faktur, możliwości tworzenia i definiowania dokumentów cyklicznych, a także zyskują nowoczesne szablony, dzięki którym faktury firmowe będą wyglądały profesjonalnie.
BDO na fakturze nigdy już nie będzie problemem – raz wprowadzony numer w ustawieniach konta sprawi, że ten będzie automatycznie dodawany do wygenerowanej faktury, a nasza dokumentacja finansowa zawsze będzie zgodna z obecnymi wymogami prawnymi.
